Cu toate că numeroase organizaţii fac eforturi vizibile pentru a îmbunătăţi comunicarea, numeroşi angajaţi se plâng în continuare de deficienţele în comunicare...

Unul din aceste motive constă în faptul ca mulţi consideră comunicarea ca o abilitate de la sine înteleasă. De fapt toţi ştim să vorbim, nu-i aşa ?!

Cu toate că se fac traininguri, sentimentul comun al multor angajaţi e ca nu sunt ascultaţi, că ceea ce spun nu e auzit şi luat în seamă, iar managerii, în replică, evidenţiază eforturile personale de a comunica aspectele importante ale afacerii.

Este slabă comunicare sau mai degrabă percepţia slabei comunicări?

Indiferent care e răspunsul la acestă întrebare, slaba comunicare creşte costurile şi reduce eficienţa deoarece:

- scade productivitatea

- creşte insatisfacţia

- favorizează fluctuaţia personalului

- favorizează absenteismul

- lipseşte înţelegerea strategiei companiei

- lipseşte direcţionarea comună

În cele mai multe cazuri comunicarea in companie este criticată , iar acest lucru e facut in termenii 'comunicare proastă' sau 'nouă niciodata nu ne este oferită suficientă informaţie'  - in limbaj curent 'nouă nu ne-a spus mai nimic'

Acestor tipuri de critică este greu să le gaseşti raspuns şi nu identifică cu adevarat care este problema în procesul comunicării. Şi rezultatul esta că nu se schimbă nimic în felul în care comunicarea este facută, cu presupunerea ca nimic nu poate fi facut, sau ca acolo nu e nimic de schimbat daca nu putem identifica care sunt 'defectele în comunicare'. O alta reacţie e să se faca mai mult din ceea ce s-a facut deja:

• creştem tonul vocii,
• repetam cuvintele care tocmai le-am spus,
• alcătuim propoziţiile cu aceleaşi generalizări
• păstram postura şi mimica încordată
• deformăm mesajul prin crearea de legături care în fapt nu există

Deci, ce este de făcut?

Sunt o serie de moduri în care comunicarea poate fi facută eficientă.

Un prim pas este să înţelegem că a comunica eficient nu este simpla 'pălăvrăgeală' sau 'vorbit' aşa cum ne-a învăţat familia sau şcoala. Acestă presupunere blochează procesul învăţării unui mod eficient de comunicare.

Credem că ar trebui sa comunicăm la fel, iar tipologiile x sau y învaţate la training sunt suficiente.

Adevărul e ca suntem persoane cu un bagaj genetic şi educaţional atat de diferit, încat fiecare individ ar trebui sa aibaă manualul lui de comunicare încă de la naştere: auzul e diferit, rimul vorbirii pe care suntem obişnuiţi din familie să il înţelegem cel mai bine, filtre legate de convingerile noastre - care pur şi simplu elimină bucaţi întregi din conţinutul comunicării.

Apoi, util este sa ne dam seama că 'a comunica' este un proces, iar 'comunicarea' e substantivizarea acestuia. Un substantiv evocă ceva static, pe cand un verb evocă un proces, ceva care e în dinamica şi poate fi schimbat. De aceea e util sa te uiţi la verbul 'a comunica' si nu la substantivul 'comunicare'.

Recepţionăm informaţiile în mod senzorial, şi le redam apoi senzorial şi lingvistic. Modalitatea senzorială de comunicare presupune şi ea o preferinţa de tip vizual, auditiv sau kinestezic. La nivelul cel mai de bază este important daca alegi să îţi prezinţi informaţia sub forma de imagini, vorbit sau în scris.

Asigură-te de cate ori poţi ca vei obţine comunicare 'în ambele sensuri'. Fă posibilă oportunitatea de a pune întrebări, discuţii, clarificări ale punctelor cheie. Mesaje, emailuri, notificări, multe altele pot fi neînţelese, deformate sau pur şi simplu eliminate.

Atunci când comunici bine, alegi nivelul potrivit de detaliu pentru ca audienţa sa îl inteleagaă. Prea multe detalii vor supraîncărca procesarea conştientă a informaţiilor şi va comuta atenţia auditoriului. Pe de altă parte, prea puţină informaţie va crea insatisfacţie şi impresia că ceva este ascuns sau evitat.

In frazele folosite e nevoie de un limbaj pe care auditoriul îl înţelege, fără prea mult jargon, pe cat posibil să conţină la început evocarea unor experienţe cunoscute auditoriului.

Am întalnit des situaţia în care oamenii comunică anumite preocupări la intervale prea mari. Şi asta e evident când una din părţi explodează în nemulţumire. Sau situaţia când provoci iritare repetând ceea ce deja a fost auzit. A găsi balansul presupune că ai un scop clar al comunicării şi adaptezi frecvenţa cu care faci comunicările în timp.

Apoi, momentul în care faci această comunicare este important. Mai bine dacât să presupui că cel mai bun moment e când colegul a terminat treaba pe ziua respectivă şi vrea să plece, poţi să îl întrebi şi să stabileşti de comun acord un moment potrivit.

Când ai pretenţia ca cei de lângă tine să îţi comunice clar şi bine, asigură-te că au abilitatea de a o face. Şi asta include abilităţi de comunicare în scris, abilităţi de prezentare sau de facilitare a întalnirilor de grup.

Câteodata vei investi timp şi energie pentru a instrui pe cel cu care comunici despre modul în care tu înţelegi informaţia cel mai bine.

Şi investiţia îţi va aduce beneficiul unei comunicări eficiente şi confortabile.